Công cụ AI
ChatGPT phân tích file Excel, PDF: cách làm và lưu ý
Thay vì ngồi lọc bảng tính hay đọc hết báo cáo 50 trang, bạn tải file lên ChatGPT và hỏi thẳng điều cần biết. Bài này chỉ cách hỏi để ra kết quả đúng, và những chỗ bạn vẫn phải tự kiểm.
Làm được gì với file
| File | Việc nên nhờ |
|---|---|
| Excel, CSV | Tổng hợp doanh thu theo tháng, tìm dòng bất thường, vẽ biểu đồ, viết công thức |
| PDF báo cáo | Tóm tắt ý chính, rút số liệu quan trọng, liệt kê việc cần làm |
| Nhiều tài liệu | So sánh hai bản hợp đồng, tìm điểm khác nhau |
Cách hỏi cho ra kết quả đúng
1. Mô tả file trước khi hỏi. "Đây là bảng đơn hàng tháng 9, cột C là ngày, cột F là doanh thu."
2. Hỏi từng câu cụ thể. "Tổng doanh thu theo tuần là bao nhiêu?" tốt hơn "Phân tích file này".
3. Yêu cầu đầu ra rõ ràng. "Trả lời bằng bảng, kèm biểu đồ cột theo tuần."
4. Hỏi cách tính. "Cho tôi xem cách bạn tính con số này." Bạn sẽ dễ phát hiện chỗ hiểu sai cột.
Mẫu prompt
File đính kèm là bảng đơn hàng tháng 9 của shop.
Cột A: mã đơn, cột C: ngày, cột E: sản phẩm, cột F: doanh thu (VND).
1. Tổng doanh thu theo từng sản phẩm, xếp từ cao xuống thấp.
2. Vẽ biểu đồ cột cho 5 sản phẩm cao nhất.
3. Chỉ ra ngày có doanh thu thấp bất thường.
Trình bày bằng bảng, số có dấu chấm ngăn cách hàng nghìn.
Những chỗ vẫn phải tự kiểm
- Đối chiếu vài con số quan trọng với file gốc.
- Kiểm tên cột AI hiểu có đúng không, nhất là file có nhiều bảng.
- PDF scan dễ đọc sai số và tên riêng.
- Thông tin nhạy cảm: che số điện thoại, địa chỉ, số tài khoản trước khi tải lên.
Dùng thường xuyên cho công việc
Nếu bạn phân tích file mỗi ngày, gói trả phí cho nhiều lượt dùng hơn. Tại NETSPOT, ChatGPT nâng cấp theo hình thức Business Seat, dữ liệu mặc định không dùng để huấn luyện model. Xem bài ChatGPT Business Seat là gì.
Câu hỏi thường gặp
ChatGPT có tính toán số liệu chính xác không?
Với file bảng tính, ChatGPT có thể viết và chạy code để tính, thường chính xác hơn tự nhẩm. Dù vậy, hãy đối chiếu vài con số quan trọng với file gốc trước khi dùng.
Có nên tải file chứa thông tin khách hàng lên không?
Hạn chế. Xoá hoặc che số điện thoại, địa chỉ, số tài khoản trước khi tải lên, nhất là khi dùng bản cá nhân.
PDF scan có đọc được không?
PDF dạng chữ đọc tốt nhất. PDF scan từ ảnh có thể đọc sai, nên kiểm lại các con số và tên riêng.
